Here you go...
Ready for Visa- Prêt pour visa
Date: April x, 2014
John Doe
XX Unknown Street
Great City XX, XXX-XXX
Great Country
UCI: XXXX-XXXX
Application: E000XXXXX
Email:
John.Doe @ internet.com
Your mailing address according to our records is indicated above. Please review it and advise us of any updates.
Dear John Doe
The processing of your application for permanent residence in Canada is almost complete. The following is required to complete your application.
STEP 1: STATUS CHANGE (If none of these conditions applies to you, you may proceed to STEP 2)
Has your family composition changed since our last correspondence?
· Have you married or divorced?
· Have you given birth or adopted a child?
· Do you intend to get married or divorced prior to becoming a permanent resident?
· Do you intend to give birth or adopt a child prior to becoming a permanent resident?
· Have you changed your contact information: e-mail address/mailing address/telephone number?
If any of these conditions apply, you must inform CPC-O immediately:
CPC-CTD-Ottawa @ cic.gc.ca
You will be asked to submit evidence such as a copy of the marriage, divorce, birth or adoption certificate or a letter advising when and where the marriage, divorce, birth or adoption is expected to take place. Any new spouse and/or children must be added to your application and be found admissible to Canada before your case is finalized. Failure to declare additional dependants such as a spouse or children before you become a permanent resident could result in the cancellation of your permanent resident visa. Once your file is closed, you would be required to submit a new application and pay new processing fees. Any new application would be assessed under the Act and Regulations in force at the time of its submission.
STEP 2: PASSPORT(S) REQUEST
We require a VALID passport for you and for each accompanying family member. Passports for you and all accompanying family members must be submitted together. There must be at least one blank visa page in each passport. If there are children included in your passport there must be blank visa pages for them as well.
Please note that permanent resident visas cannot be issued to holders of Diplomatic, Official or Military passports. You must obtain an ordinary passport.
If you or any of your family members are residing outside North America and you are unable to send your/their passport(s) to Canada and/or to provide a return mailing address in North America, contact us at CPC-CTD-Ottawa @ cic.gc.ca so that we can make arrangements to print visas at another office.
STEP 3: SUBMITTING DOCUMENTS If you and your dependants reside in Canada
How to Send your Documents to the Case Processing Pilot – Ottawa (CPC-O)
Please note that CPC-Ottawa does not send out passports outside of North America.
Submit all documents by MAIL in a single package. Quote your application number on your correspondence and send the package to one of the following addresses:
Canada Post:
CPC – Ottawa
PO Box 9780
Ottawa ON K1G 4B9
Courier:
CPC – Ottawa
365 Laurier Avenue West
Ottawa ON K1A 1L1
If you have a mailing address in Canada: To allow you to track your passports through the mail, we strongly recommend that you purchase two (2) PREPAID Canada Post Xpresspost envelopes (National), letter-sized (318 x 241 mm), at any Canada Post retail outlet. CPC-Ottawa accepts no responsibility for any passport lost in the mail.
- Complete the mailing label on one envelope showing your mailing address in the “Deliver To” field.
- Keep a tracking number sticker from each envelope.
- Fold and enclose the self-addressed envelope in the other envelope along with your passport(s) and a copy of this request letter.
If you have a mailing address in the United States: To allow you to track your passports through the mail, we strongly recommend that you purchase a pre-paid shipping label from Canada Post and include it with your passports and a copy of this letter. Follow the link to purchase your shipping label:
http://www.canadapost.ca/personal/tools/cst/intro-e.asp
If you do not submit a return prepaid Xpresspost envelope or a pre-paid Canada Post shipping label, or if you provide an envelope from any other courier, we will return your passport by regular mail.
The requested information/documents must be received in our office within 60 days from the date of this letter. Failure to do so could result in the refusal of your application.
Final Note
The issuance of your visa(s) cannot be delayed so it is important for you to submit your passport(s) as soon as possible. An expiration date (dd/mm/yy) will be indicated on your visa and/or on your Confirmation of Permanent Residence (CoPR – IMM 5688), and you must obtain permanent residence on or before that date. The visas and CoPR cannot be extended. If you are not prepared to live permanently in Canada immediately after your permanent residence is granted, please consult the CIC website regarding your obligations to retain your status in Canada.
Sincerely,
---------------------------------------------------------Version Française---------------------------------------------------------
Date : x avril 2014
John DOe
XX Unknown Street
Great City, XX, XXX-XXX
Great Country
ICU: XXXXXX
Demande : E000XXXXX
Courriel :
John.Doe @ internet.com
Votre adresse postale, selon nos données, est indiquée ci-dessus. Veuillez l'examiner et nous aviser si elle n'est pas conforme.
Cher(ère) John Doe
Le traitement de votre demande de résidence permanente au Canada tire maintenant à sa fin.
Vous devez suivre les étapes suivantes pour compléter votre demande.
ÉTAPE 1: CHANGEMENT D' ÉTAT (Si ces conditions ne s'appliquent pas à votre situation, poursuivez à l'ÉTAPE 2 )
Est-ce que votre unité familiale a changé depuis notre dernière correspondance?
• Vous êtes-vous marié(e) ou avez-vous divorcé ?
• Avez-vous donné naissance à un enfant ou avez-vous adopté un enfant ?
• Prévoyez-vous de vous marier ou de divorcer avant de devenir résident permanent ?
• Prévoyez-vous de donner naissance à un enfant ou d'adopter un enfant avant de devenir résident permanent ?
• Avez-vous changé vos coordonnées : courriel/adresse/adresse postale/numéro de téléphone?
Si vous êtes dans l'une des situations énumérées ci-dessus, vous devez en informer le Centre de traitement pilote d'Ottawa (« CTD-O ») sans tarder :
CPC-CTD-Ottawa @ cic.gc.ca
On vous demandera de soumettre des documents supplémentaires pour confirmer les changements. Votre nouvel époux/conjoint et/ou enfant doit (doivent) être ajouté(s) à votre demande et doit (doivent) satisfaire à toutes les exigences de la Loi et du Règlement sur l'Immigration et la protection des réfugiés avant que les visas de résidence permanente ne puissent être émis. Une fois votre visa est émis, votre dossier est fermé et ne peut pas être rouvert. Si vous omettez de déclarer un membre de votre famille, votre visa de résidence permanente pourrait être annulé. Dans un tel cas, vous seriez obligé de présenter une nouvelle demande et d'acquitter de nouveau les frais de traitement applicables pour tous les membres de votre famille. Une telle demande serait évaluée selon la Loi et le Règlement en vigueur au moment de sa réception.
ÉTAPE 2: ENVOI DE PASSEPORT(S)
Nous avons besoin de passeports VALIDES pour vous et chaque membre de votre famille qui vous accompagne. Les passeports de tous les membres de votre famille qui vous accompagnent doivent être soumis ensemble. Votre passeport doit contenir au moins une page vierge. Si des enfants sont inclus dans votre passeport, assurez-vous qu'il reste aussi des pages vierges pour leurs visas.
Veuillez noter que les visas de résident permanent ne peuvent être émis aux titulaires de passeports diplomatiques, officiels ou militaires. Vous devez vous procurer un passeport de type ordinaire.
Veuillez nous contacter à l'adresse CPC-CTD-Ottawa @ cic.gc.ca si vous et/ou vos dépendants résidez à l'extérieur de l'Amérique du Nord, et que vous êtes incapable d'envoyer votre/vos passeports au Canada et/ou de fournir une adresse de retour en Amérique du Nord. Nous ferons le nécessaire pour que le visa et la Confirmation de Résidence Permanente soient imprimés dans un autre bureau.
ÉTAPE 3: ENVOI DE DOCUMENTS
Comment envoyer vos documents au Centre de Traitement Pilote – Ottawa (CTD-O)
Veuillez noter que CTD-Ottawa n'envoie pas de passeports à l'extérieur de l'Amérique du Nord.
Vous devez soumettre les documents au CTD-O tous ensemble par la poste. N'oubliez pas d'indiquer votre numéro de demande dans votre correspondance et expédiez celle-ci à l'une des adresses indiquées ci-dessous :
Postes Canada :
CTD– Ottawa
CP 9780
Ottawa (Ontario) K1G 4B9
Service de messagerie :
CTD – Ottawa
365, ave Laurier ouest
Ottawa (Ontario) K1A 1L1
Si vous avez une adresse postale au Canada : Pour faciliter le repérage de vos documents dans la poste, nous vous conseillons fortement d'acheter deux (2) enveloppes PRÉPAYÉES « Xpresspost » (Nationales), format lettre (318 x 241 mm), disponibles à une succursale de Postes Canada.
- Remplir la bande d'envoi de l'une des enveloppes avec votre adresse postale complète dans le champ « adresse de retour ».
- Enlever et garder un autocollant avec le numéro de repérage pour chaque enveloppe.
- Plier l'enveloppe-réponse et l'insérer dans l'enveloppe d'expédition avec vos passeports ainsi qu'une copie de cette lettre.
Si vous avez une adresse postale aux États-Unis : Pour faciliter le repérage de vos documents dans la poste, nous vous conseillons fortement d'acheter une étiquette port-payés de Postes canada et de l'inclure avec vos passeports ainsi qu'une copie de cette lettre. Suivez le lien pour acheter votre étiquette :
http://www.canadapost.ca/personal/tools/cst/intro-f.asp
Si vous ne fournissez aucune enveloppe-réponse prépayée Xpresspost ou une étiquette port-payé de Postes Canada, ou si vous soumettez une enveloppe d'un autre service de messagerie, nous renverrons vos documents par courrier ordinaire.
Veuillez noter que CTD-Ottawa décline toute responsabilité pour la perte ou le vol de passeports lors de la livraison postale.
Les renseignements/documents susmentionnés doivent parvenir à notre bureau dans les 60 jours suivant la date de la présente lettre. Si vous ne vous manifestez pas dans le délai prescrit, votre demande pourrait être refusée.
Note finale
L'émission d'un visa ne peut être retardée. Il est donc essentiel de soumettre le ou les passeport(s) requis le plus tôt possible. Votre visa et/ou votre document intitulé Confirmation de la résidence permanente (IMM 5688) portera une date d'expiration (jj/mm/aa) avant laquelle vous devez obtenir votre résidence permanente. Les visas ne peuvent être prorogés. Si vous n'êtes pas prêt(e) à habiter au Canada aussitôt que votre résidence permanente est confirmée, veuillez consulter le site internet de CIC pour vous renseigner au sujet des obligations d'un résident permanent du Canada.
Nous vous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos sincères salutations.
